Operative Flexibilität mit JIRA2SAP

Saturday 10.10.2020

Immer mehr Unternehmen, die SAP als zentrale Software nutzen setzen zusätzlich JIRA ein, um Prozesse einfacher, flexibler und übersichtlicher zu gestalten. Der flexible Transfer zwischen den beiden Systemen SAP und JIRA erfordert den Einsatz einer „Brücke“, welche die beiden Systeme verbindet. Die Brücken-Funktion übernimmt „JIRA2SAP“, ein Produkt der ALPEIN Software SWISS AG, dessen steigende Beliebtheit nicht zu übersehen ist. Ergebnisse davon sind das stetig steigende Interesse an JIRA2SAP und die permanent steigende Zahl der Anwender. Erfolgreiche Vertriebsaktivitäten der ALPEIN Software SWISS AG, international sowie auf dem US Markt und in Ost-Europa sowie die vorzüglichen Einsatzmöglichkeiten von JIRA2SAP, sowohl in technischen als auch in nicht-technischen Branchen, erhöhen stetig die bereits zahlreichen Nachfragen nach JIRA2SAP.

JIRA2SAP integriert sich problemlos in die SAP-Landschaft, wodurch alle Anwendungen und prozessbezogenen Komponenten von JIRA2SAP einfach und intuitiv mit der ERP-Landschaft von SAP verbunden werden. Für alle SAP-Anwender eine vorzügliche Möglichkeit, das gesamte Projektmanagement über die Symbiose der zwei Systemwelten zu optimieren.

Die Verwaltung des operativen Geschäftsbetriebes sowie das Management der beiden Systeme SAP und JIRA waren noch nie einfacher und effektiver. Ob Produktionsplanung, Instandhaltung, Materialmanagement, Anlagenmanagement, Solution Manager oder Human Capital Management, der Einsatz von JIRA2SAP, mit gleichzeitiger Konsolidierung der Daten in ERP, ermöglicht die Automatisierung des Geschäftsbetriebes, führt zu Prozessoptimierungen, senkt Kosten und steigert die Effizienz. Zu den Funktionen der Plattform zählen u.a. anpassbare Dashboards, eigene Suchfilter, Statistiken und RSS-Feeds. Durch diese umfangreich anpassbare Architektur lassen sich viele Unternehmensbereiche abbilden und JIRA für viele Zwecke, wie z.B. Fehlererfassung, Aufgaben- und Projektverwaltung, Helpdesk, Reporting, Planung, Budgetmanagement, etc. einsetzen.

Mittlerweile ist eine neuere Version des Produktes verfügbar, welche für die Anwender weitere interessante Möglichkeiten und Funktionen bietet. Im neuesten Release unterstützt JIRA2SAP unter anderem den Transfer von Dokumenten. Diese können als Attachment an JIRA Issues oder auch zurück in SAP übermittelt werden. Unterstützt werden hierbei DMS, OpenDocuments und SAP DB Direkt.

Technische Bestandteile der Plattform sind u.a. der benutzerdefinierte Workflow für spezifische Geschäftsanforderungen, die Synchronisation aller Aktivitäten und Fehlerkorrekturen, die mögliche Integration mit jedem SAP ERP Modul sowie der Vorteil für JIRA2SAP-Anwender, ohne Login und Anmeldung die Plattform nutzen zu können. Selbstverständlich sind Berichts- und Auswertungsvarianten sowie Dashboards verfügbar, u.a. zu Stati, Arbeitsbelastung, Analytik, Planung und Kontrolle und zum Verkaufs- und Versandmanagement.

Über das Transport-Segment von JIRA2SAP erfolgt die flexible Verwaltung von Transportaufträgen, u.a. mit Berechnung von Routen, der Bestimmung von Lieferfirmen und der Generierbarkeit permanenter Statusinformationen zum Transportfortschritt.

Die Produktionsplanung ermöglicht mittels JIRA2SAP die Synchronisation von JIRA mit SAP PP, einschliesslich der flexiblen Abwicklung von Fertigungsaufträgen und der Produktionsplanung. Alle relevanten Daten werden an das System gemeldet, wobei die Abrechnung von Aufgaben, Arbeitszeiten und Projekten übernommen wird. Es erfolgt eine automatische Anzeige, wann Fertigungsaufträge abgeschlossen sind, welche zusätzlichen Aufträge auf Bearbeitungen warten und wie viel Zeit der Mitarbeiter benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen. Die flexible Verwaltung sämtlicher Arbeiten und Anforderungen erfolgt über das Kanban-Board.

Mit Einsatz von JIRA2SAP Terminierungen und Meetings flexibilisieren, alle Termine und Meetings, einschliesslich Aufgabenstellung und Agenden organisieren, alle Fakten, Stati, Fertigstellungsdaten, Transkripte und Meeting-Ergebnisse auf einem einzigen Speicherort für alle Teilnehmer transparent zur Verfügung stellen. Projektbeteiligte in ständiger Kommunikation mit ihren Kollegen halten und den jeweiligen Verarbeitungsstatus in Echtzeit überwachen. Schliesslich besteht die Möglichkeit, eine direkte Verknüpfung zu allen anderen Daten und Objekten herzustellen.

Optimierung der Fakturierung, des Cashflows und der Liquidität, durch problemlose Aufnahme von Eingangsrechnungen und automatische Übertragung an SAP. Individuelle Workflows für die Rechnungsprüfung digital nutzen, jederzeit den Status aller Rechnungen verfügbar halten und per Drag & Drop verschieben. Komplette Weiterverarbeitung bis zur Zahlung durchführen und den Bearbeitungsstatus über ein separates Kanban in JIRA überprüfen.

Projekte erstellen, verfolgen und dokumentieren. Dokumente, Meilensteine, Besprechungen und Aufgaben von Projekten täglich im Auge behalten. Neue Projekte erstellen, komplexe Cockpit- bzw. KPI-Boards einrichten, Strukturen für alle Bereiche der Projekte erstellen und alle Arten von Dokumenten, Aufgaben, Protokollen und Notizen speichern. Ein zentraler Speicher für alle Projekt-Dokumente und aktualisierte Versionen ständig automatisch verfügbar halten und flexibel mit Projektbeteiligten austauschen. Die einfache Steuerung über ein Projekt-Cockpit realisieren, welches alle Funktionen und die Versionsverwaltung enthält, die Sie zum Verwalten des Projekts benötigen.

Bestellungen und Materialverwaltung mit JIRA2SAP bidirektional synchronisieren und im SAP-System durchführen, um in JIRA ohne großen Aufwand KPI-Boards zu erstellen. Sehen, welche Stellen die entsprechenden Anträge betreffen und welche Stati die Aufträge haben, um damit immer den kompletten Überblick für Mitarbeiter und das Management zu realisieren. Anstatt die Daten manuell in SAP zu übertragen und zu pflegen, erfolgt dies mit einem Klick, wobei die Bestellungen direkt in SAP weiterverarbeitet werden. Eine gesamte Prozesskette bis zum Kauf nutzen. Vorgänge automatisch an Vorgesetzte weiterleiten, welche dann entsprechende Vorlagen mit nur einem Klick freigeben oder ablehnen können.

Mit der Nutzung des Lieferantenportals  bzw. des Bestellvorganges alle physischen bzw. manuellen Bestellvorgänge eliminieren. Bestell- und Fertigungs-Dokumente, Dateien und Informationen nicht mehr manuell mit Lieferanten austauschen. JIRA2SAP synchronisiert alle Daten und zugehörigen Dokumente in Echtzeit zwischen den Systemen, d.h. in SAP, dem sie erstellt wurden sowie in JIRA, dem System in welchem der Lieferant diese registriert hat. Auftrag in SAP auslösen, dann automatisch die gesamte Produktionsdokumentation abrufen und dem Lieferanten den Auftrag auf einem sicheren Portal zur Verfügung stellen. Dabei nicht nur Dokumente herunterladen, sondern über das Portal auch direkte Gespräche mit dem Besteller führen. Alle separat zu den E-Mails gesendeten Dokumente und Anlagen werden automatisch eingefügt. Der Lieferant lässt sich problemlos die Liefertermine anzeigen und kann sehen, welche Bestellungen Priorität haben. Direktes Feedback zu Liefertermin, Status oder sogar NCRs senden. Auf dieser Grundlage weitere Prozesse, wie der Non Conformance Report mit Lieferantenqualifizierung und Q-Data Backflow integrieren und alle für SAP wichtigen Daten über die Schnittstelle automatisch auf dem neuesten Stand halten.

Mit JIRA2SAP alle bisherigen manuellen Aktivitäten der Ressourcenplanung eliminieren. Über die Ressourcenbeteiligung verschiedener Projekte, mit unterschiedlichen Projektbeteiligten und diversen Budets, jederzeit einen klaren Überblick erhalten, die jeweilige Arbeitsbelastung erkennen, den Projektfortschritt überwachen und Projektbeteiligte für neue Aufträge einplanen. Direkt in den Aufträgen Feedbacks zum Projektmanagement und Statements zum aktuellen Projektstatus erteilen und damit unnötige Besprechungen vermeiden. Jedes neue Projekt ermöglicht jederzeit den Zeit- und Materialaufwand flexibel abzuschätzen, mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter abzugleichen, um dem Kunden zeitnah einen Liefertermin zu erteilen.

Optimierung aller Kundenportal-Funktionen via JIRA2SAP. Sicherstellen, dass alle wichtigen Parteien in diesem Prozess, d.h. Kunde, Support und Entwicklung permanent über alle Prozessschritte informiert sind, keine Informationen verloren gehen oder in verschiedenen Versionen vorhanden sind. In einem verbundenen System, bei auftretenden Problemen wie zusätzlichen Kundenwünschen oder Auftragsabweichungen, eine automatische Benachrichtigung generieren lassen, aus der ein Ticket erstellt und an das Entwicklungsteam weitergeleitet wird. JIRA2SAP verbindet JIRA mit dem Service Desk und stellt die bidirektionale Kommunikation zwischen den beiden Systemen sicher. Der Support kann nachverfolgen, wann und wie weit Tickets verarbeitet wurden. Der Support bekommt die beteiligten Themen und Systeme angezeigt und kann mit Hilfe von vernetzten Repositorys Supportverträge überprüfen, ob es sich um einen Fehler oder eine Änderungsanforderung handelt und somit entscheiden, ob eine Aktivität ausgeführt bzw. berechnet werden soll.

Steuerung und Optimierung des Aussendienstmitarbeiter-Einsatzes via JIRA2SAP über die Verbindung von JIRA und Service Desk mit der mobilen Anwendung Ihres Servicemitarbeiters. Flexibilisierter Abruf neuer Informationen und Austausch von Daten, die für den Außendienst bestimmt sind. Sofort-Informationen über die eingesetzte Arbeitszeit, die verwendeten Materialien und den Status der Auftragsabwicklung sehen. Darüber hinaus neue Aufgaben an den Servicemitarbeiter senden. Sehen ob und wann eine Bestellung bearbeitet wurde und ggfls. mit der Rechnungsstellung und der internen Weiterbearbeitung beginnen sowie Ersatzteile bestellen, noch bevor der Mitarbeiter den Abschluss gemeldet hat.

Bewertungen von Arbeitsbelastungen und der Ressourcenverfügbarkeit flexibilisieren. Mit JIRA2SAP Projekte direkt an JIRA übertragen und die vorhandene Worklog-Funktion für Mitarbeiter verwenden. Sofort erkennen, wie die Ausgaben für jeweilige Projekte verteilt wurden. Einsatz-Bewertungen und Arbeitszeitnachweise erhalten, Arbeitsbelastungen bzw. Auslastung von Mitarbeitern oder Crews erkennen und mittels Filter- und Sortiergängen weiter differenzieren. Mit einem Klick sehen, an welchen abrechnungsfähigen oder internen Aufgaben Mitarbeiter gearbeitet haben, wie produktiv diese waren und wieviel Zeit der Umsetzung  als produktiv oder unproduktiv zu veranschlagen sind. Arbeitsstunden nach Projekten, Kunden, Mitarbeitern und Teams filtern, budgetierte Zeiten mit tatsächlichem Stundenaufwand vergleichen und flexibel erkennen, wie profitabel Kundenprojekte geschlossen wurden.

Mit dem integrierten Managementsystem Dokumentationen, interne Anweisungen, Vorschriften und Beschreibungen, die für eine Implementierung der Prozesse erforderlich sind, generieren und verwalten. Ein gesamtheitliches Tool realisieren, mit dem alle Dokumente thematisch gefiltert oder nach Systemen, Prozessen oder Benutzergruppen sortierbar sind und aufzeigt, welche Aufgaben zugewiesen und verwaltet wurden, welche Seiten beobachtet, Favoriten festgelegt sowie Workflows aufgerufen wurden. Über eine Benutzerverwaltung den Mitarbeitern bestimmte Rollen und Gruppen zuweisen und die Verwaltung und Freigabe bestimmter Dokumente und die Zusteuerung von Informationen an Mitarbeiter bzw. Teams vereinfachen.

Aufgrund der ausgezeichneten, praktikablen und innovativen Funktionsweise von JIRA2SAP konnten bereits diverse Projektierungen erfolgreich abgeschlossen werden. Dafür sprechen beispielsweise die Referenzen, u.a. der Unternehmen Kopter Group AG, Inficon Ltd., Hilti, EMAG und AOK Systems.

Inzwischen wurde JIRA2SAP für den Einsatz auf SAP NetWeaver 7.50 über das SAP-Integrationsszenario ABAP Add-On Deployment for SAP Enterprise Resource Planning zertifiziert. Dieses Zertifikat bestätigt die technische Konformität des ALPEIN JIRA2SAP Core Connector mit den SAP-Zertifizierungsverfahren.

Interessenten an JIRA2SAP erhalten selbstverständlich auch eine persönliche Beratung zum Produkt, zu seinen Vorteilen sowie den Einsatzmöglichkeiten. Die Experten von ALPEIN Software SWISS AG sind permanent bestrebt, die gängigsten Anwendungsfälle abzudecken und erörtern mit Interessenten jeden individuellen Bedarf, um adäquate Lösungen anbieten zu können.

Unternehmen, die SAP nutzen und mit JIRA2SAP das Projektmanagement flexibler und effizienter gestalten wollen, informieren sich wahlweise über https://www.alpeinsoft.ch, https://www.jira2sap.com, kontaktieren ALPEIN Software SWISS AG direkt via contact@alpeinsoft.de oder laden einfach das kostenlose JIRA-Plugin „SAP2JIRA“ aus Atlassian Marketplace herunter. Nach dem Download ist „Confluence“ verfügbar, eine kommerzielle Wiki-Software, die vom australischen Unternehmen Atlassian entwickelt und als Enterprise Wiki hauptsächlich für die Dokumentation und Kommunikation von Wissen sowie den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen verwendet wird, aber zunehmend auch als Basis für öffentliche Wikis im Internet zum Einsatz kommt.

More details about ALPEIN Software SWISS AG