Schubarth & Opacc: DMAS statt Papierberge

Monday 07.10.2013 Urs P. Amrein

Urs  P.  Amrein,  Marketing  Manager,  Opacc 
Software AG

Seit drei Jahren arbeitet man beim Basler Metallspezialisten Schubarth mit dem Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem von Opacc. Pro Jahr werden rund 500‘000 Dokumente erstellt, die 13 Jahre aufbewahrt werden – digital statt im Luftschutzkeller.

Das Schubarth-Motto lässt keine Fragen offen:  «Wir  können  erst  zufrieden  sein, wenn es auch unsere Kunden sind.» Dieses Streben nach Kundenzufriedenheit führte Schubarth + Co. AG schon vor Jahren zu Opacc mit dessen Business-Software OpaccOne. Als es schliesslich darum ging, ein Dokumentenmanagementsystem einzurichten, stachen die Vorteile von Opacc-One DMAS klar ins Auge: Es passt perfekt ins System; sämtliche im ERP erstellten Dokumente können ohne Schnittstelle ins DMAS eingecheckt und von überall gefunden werden. Zudem sind über den Enterprise  ServiceBus  externe Applikationen wie E-Mails etc. einfach einzubinden. So wurde Schubarth bei der Lancierung von DMAS zum ersten Kunden.

500'000 Dokumente pro Jahr

Bei der Implementierung ging es nicht allein um das Verwalten und Archivieren der Dossiers, sondern eben auch um deren Benutzung als Kundeninformationsplattform. Schubarth ist ein Familienunternehmen mit 130 Jahren Geschichte und rund 30 Mitarbeitenden. Als Vertriebspartnerin namhafter Hersteller für Metalle und Metallprodukte bedient das Unternehmen einen breiten Kundenkreis.

Wenn Verkaufsaufträge bei Schubarth abgewickelt werden, entstehen zahlreiche Dokumente, Skizzen und Handnotizen. Nach Abschluss  des Auftrages werden diese Dossiers archiviert. Sie werden oft auch noch nach Jahren für Auskünfte bei Rückfragen von Kunden benötigt. Es gibt jährlich 4000 Auftragsdossiers, in der Regel mit 40 bis 50 Dokumenten; Dossiers, die bis zu 200 Dokumente enthalten, sind jedoch keine Seltenheit. Das entspricht einem Papiervolumen von rund 500'000 Dokumenten. 

Digital schlägt Papier

Für die Geschäftsleitung bei Schubarth gab es sehr gute Gründe für die Einführung eines digitalen Management- und Archivierungssystems. Die Archivkapazitäten (im Luftschutzkeller) waren erschöpft und der Zugriff zu den Dossiers immer aufwendiger. Ausserdem hat das Papier zwei weitere gewichtige Nachteile: Das totale Verlustrisiko, etwa im Falle eines Brandes oder einer anderen Katastrophe, ist gross.

Durch die Ablösung des physischen Archivs kann bei Schubarth sehr viel Platz gespart werden. Der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten, die nun auch von ausserhalb  der  Geschäftsräumlichkeiten problemlos möglich ist, wurde auf wenige Sekunden verkürzt. Auch beim Drucken werden Kosten reduziert und Zeit gespart: Printouts  werden  nur  noch  angefertigt, wenn sie unbedingt notwendig sind.

Reto Tschopp,  IT-Manager  Schubarth  + Co. AG: «Das schnelle Wiederfinden von Dokumenten und das sichere Aufbewahren von unternehmenskritischen Informationen gehörten zu den wichtigsten Zielen bei der Einführung  von  OpaccOne-DMAS. Das führt  zu  einer Reduktion  des  Papierverbrauchs und zu Zeitersparnis. Diese Zeit können wir heute in produktivere und befriedigendere Aufgaben investieren.»