Die KIBAG hat mittels des Signierungs- und Validierungsservices und der Integration des 3-Heights™ Scan to PDF Server die manuelle Dokumenten-Verarbeitung durch eine revisionssichere elektronische Archivierung komplett abgelöst.
Der Aufbau eines digitalen Langzeitarchivs ist für große Unternehmen zu einem Muss geworden. Es lohnt sich aber auch bereits für mittlere und kleinere Unternehmen, um Kosten zu sparen und Archivierungsprozesse schlank und effizient zu halten.
Ein gut durchdachter Scanning-Prozess hilft so früh wie möglich, nämlich bereits beim Posteingang, das lästige Papier loszuwerden. Digitale Unterschriften sorgen dabei für den Erhalt der Beweiskraft der elektronischen Dokumente. Ein zentraler Scan-Dienst hilft dabei, einen leistungsfähigen, flexiblen und zukunftssicheren Verarbeitungsprozess zu implementieren.
Die KIBAG Dienstleistungen AG scannte seit 2014 Kreditorenrechnungen direkt in ihr ERP System. Die Rechnungen wurden gestaffelt eingescannt und in einer Papierablage zusätzlich archiviert. Dies benötigte Archivplatz und Arbeitsressourcen. Ziel des Projektes „Paperless“ war die revisionssichere Archivierung der Kreditorenrechnungen. Um dieses Ziel zu erreichen mussten einerseits die einzelnen Rechnungen innerhalb eines PDF-Dokuments getrennt und andererseits die getrennten PDFs (Rechnungen) anschliessend einzeln signiert werden. PDF Tools AG löste diese Anforderung zusammen mit ihrem Partner QuoVadis Trustlink Schweiz AG. Dank dieser Lösung werden heute ca. 120‘000 Belege pro Jahr automatisch elektronisch archiviert und die manuelle Papierablage konnte komplett aufgegeben werden.
Was ist die Aufgabe eines zentralen Scan Server?
Der 3-Heights™ Scan to PDF Server ist ein zentraler Dienst, welcher in einer Unternehmung dezentral gescannte Dateien und dazugehörende Indexdaten in das standardisierte Dateiformat PDF/A umwandelt. Dafür übernimmt der Dienst alle Aufgaben, welche von den dezentralen Scan-Stationen an ihn delegiert werden können. Besonders geeignet sind Verarbeitungsschritte, welche keine Benutzerinteraktion erfordern oder die Effizienz der lokalen Scan-Stationen mit leistungsintensiven Funktionen (OCR, Kompression) belasten.
Wo wird der Dienst eingesetzt?
- Paper Capture: Elektronische Archivierung von Papier-Dokumenten, welche im Posteingang einer Unternehmung anfallen.
- Facsimile Capture: Elektronische Archivierung des gesamten FAX-Verkehrs zwischen der Unternehmung und seinen Geschäftspartnern.
- Archive Migration: Migration von Papier-Archiven in ein elektronisches Archiv mit dem standardisierten PDF/A Format.
- Web/Mobile Capture: Nutzung des zentralen Dienstes in Client/ Server-Anwendungen über einen Webdienst.
- Enterprise Application Integration: Nutzung des zentralen Dienstes für die PDF/A Dokumentenerzeugung über eine Programmierschnittstelle (API) aus Fachapplikationen heraus, welche TIFF- oder JPEG-Dateien erzeugen.
Mehr Informationen zur Erfolgsgeschichte der KIBAG Dienstleistungen AG
- Mehr Produkte-Informationen zum 3-Heights™ Scan to PDF Server
- Fachartikel „Formatierend. Praktisch. Gut. Der Scan Server für die digitale Langzeitarchivierung“