Budgetplanung ohne Copy & Paste

Montag 07.09.2015 Irene Rietmann
Irene Rietmann

Irene Rietmann hat 20 Jahre Erfahrung im Produktmarketing, als Projektleiterin und Kommunikationsfachfrau v. a. in der Telekommunikation und für KMU. Seit 2009 berät und unterstützt sie Unternehmen in Marketing und Kommunikation. Seit zwei Jahren ist sie für Marketing und Kommunikation der inova:solutions AG zuständig. Sie ist eidg. dipl. Marketingplanerin und hat einen Master in Communication.  

Die Kantonspolizei Bern nutzt für ihre Budget- und Finanzplanung inova:plan. Damit bindet sie auch dezentrale Abteilungen in den Budgetprozess ein. Die Daten werden zentral konsolidiert. Über Reports ist der Prozess eins zu eins nachvollziehbar.

Fuhrpark und Werkzeuge fliessen Bottom-up ins Budget ein. (© Kantonspolizei Bern)

Kaum jemand liebt den Prozess, der mit der Budget- und Finanzplanung einhergeht. Ist er doch im Allgemeinen verbunden mit dem aufwendigen Sammeln von Daten, Hin- und Herschicken von Vorschlägen zur Vernehmlassung sowie fehleranfälligem Zusammenkopieren von Daten in Excel. Dabei steht nicht nur die Qualität der Planung auf dem Spiel – die Ergebnisse sind in der Regel kaum nachvollziehbar. Ganz zu schweigen von Schweiss und Mühe, die ein korrekter Abschluss allen Beteiligten abverlangt.

KAPO will integriert planen

Die Kantonspolizei Bern (KAPO) kämpfte schon länger mit solchen Problemen. 2010 wuchs die Menge an Komplikationen aber, als sich die Gemeindepolizeien des Kantons Bern zur Einheitspolizei zusammenschlossen. Nun galt es, rund 2500 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten unter einen Hut zu bringen. Entsprechend aufwendig und unbefriedigend gestaltete sich der Budgetprozess. Finanzchefin Christine Mühlemann suchte dringend nach einer Lösung – und fand sie in inova:plan. Damit wurde die Kantonspolizei Bern Pilotkunde für das neue Planungsinstrument. Ein Kernteam um Simon Schindler, stellvertretender Finanzchef, leitete seitens KAPO das Projekt.

Bottom-up und Top-down

50 Mitarbeitende sind bei der Kantonspolizei am Budgetprozess beteiligt. Sobald inova:plan fertig konfiguriert war, fütterten sie ihre Budgetvorgaben ins System. Via Windows- oder Web-Client war das auch von dezentralen Standorten aus möglich. Bei der Bottom-up-Budgetierung gaben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenig Computerpraxis ihre Daten ebenso ein wie routinierte Controller. Auf diese Weise erstellten sie die Finanzpläne der nächsten vier Jahre mit rund 1000 Budgetpositionen in einem Arbeitsgang. Anschliessend korrigierte Christine Mühlemann die Eingaben Top-down mit Vorgaben. So steuert sie einerseits den Budgetierungsprozess. Gleichzeitig nutzt sie das Instrument für das laufende Controlling. Die Datenpflege ohne Medienbruch ist für sie eine Erleichterung: «Wir konnten eine grosse Fehlerquelle eliminieren», so Mühlemann. «Im Excel muss nur ein Formelfehler durchschlüpfen oder ein Filter versehentlich übernommen werden, dann stimmt hinten die ganze Planung nicht mehr.» Ebenfalls von Vorteil ist der Umstand, dass Kürzungen bis zur Verteilung auf die einzelnen Positionen nachvollziehbar sind.

Nahtlos integriert planen mit inova:plan.

Reports einfach generieren

Zur Übersicht tragen auch die Reports bei, welche anschaulich die Vorteile der integrierten Planung zeigen. Sie basieren auf den zentral gespeicherten und konsolidierten Daten. Christine Mühlemann kann Varianten vergleichen, filtern und weiterbearbeiten. Der Entstehungsprozess des Finanzplans ist exakt nachvollziehbar. Per Datenexport erstellt sie Berichte und Präsentationen, immer basierend auf den zentral abgelegten Informationen, immer stufengerecht und aktuell. «Gleichzeitig haben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Daten, für die sie berechtigt sind», sagt Christine Mühlemann. Das ist ein weiterer Vorteil der integrierten Planung. Bisher mussten die Daten durch die Finanzchefin erst aufbereitet und dann den Mitarbeitenden per Excel wieder zur Verfügung gestellt werden.Der produktiven Nutzung des neuen Instruments ging eine intensive Konzeptphase voraus, bei der vor allem Simon Schindler und sein Team gefordert waren. Sie skizzierten in wenigen Workshops die Anforderungen ihres Budgetprozesses. Welche Stammdaten waren nötig? Konnten sie aus dem bestehenden System übernommen werden? Welche projektspezifischen Daten mussten sie zusätzlich generieren?

Nach kurzer Schulung durch die inova übertrug das Projektteam den erarbeiteten Planungsprozess der KAPO in die Systemkonfiguration und legte mit einer ersten Planvariante den Grundstein für die integrierte Planung.

Nachvollziehbare Planung

Planvarianten sind eine Kernfunktionalität von inova:plan. Sie kommen immer dann ins Spiel, wenn ein Budgetvorschlag verändert wird. Zum Beispiel erarbeitet der Kunde in einer Variante 1 alle Geschäftsfälle (Budgetpositionen) des Budgets. Die Amts- oder Geschäftsleitung prüft die Vorgaben und schickt erste Budgetveränderungen zurück. Das gesamte Budget fliesst in eine Variante 2 ein. Dort werden die Veränderungen vollzogen. Jede weitere Veränderung wird als neue Variante gespeichert. So ist der Veränderungsprozess eines Budgets jederzeit nachvollziehbar.

Fehlten nur noch die Berechtigungen der Beteiligten: Wer sollte auf welcher Kostenstelle seine Budgetdaten erfassen können? Noch einmal war eine genaue Analyse der Organisation gefragt, um die Bedürfnisse im Planungsinstrument zu spiegeln. Die Konzeption war damit abgeschlossen, der produktive Betrieb konnte beginnen.

Datenqualität ist gewährleistet

Christine Mühlemann ist zufrieden. «Ich schätze die Sicherheit und Verlässlichkeit der Zahlen, die ich aus inova:plan ziehe. Bei der Menge an Positionen, die wir eingeben, ist das nicht unerheblich. Ich kann das Budget auf Knopfdruck zusammenstellen. Meine Mitarbeitenden haben immer Zugriff auf topaktuelle Zahlen. Und natürlich sparen wir enorm Zeit.»

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